AmaZingg social media blog

De eerste twee posts over de lege inbox strategie (Labelen van mail en uit de inbox verwijderen en Nested labels in Gmail) waren van een meer technische aard. Nu volgt een wat meer hands-on post over welke algemene acties en strategiëen je nog meer kunt uitvoeren om te zorgen dat je je inbox leeg wordt en vooral ook leeg blijft! Voordat ik zelf mijn lege inbox strategie toepaste liep mijn inbox vol met zakelijke en persoonlijke mails, nieuwsbrieven, spammails, notificaties van updates, interessante artikelen. Kortom, het was een zooitje.

Het uitgangspunt van mijn lege inbox strategie is er allereerst voor te zorgen dat er minder mails binnenkomen: hoe minder mail er binnenkomt, hoe minder tijd je bezig bent om de mail te bewerken. Onthoud dat alle tijd die je besteed aan het lezen, verwerken en zelfs gewoon het weggooien van mail, waardevolle tijd is die je niet kunt besteden aan belangrijkere dingen.

Minder mail ontvangen

Om ervoor te zorgen dat er simpelweg minder mail binnenkomt kun je de volgende twee strategiëen uitproberen:

1. Verminder het aantal junkmail dat binnenkomt
2. Verminder het aantal mails dat mensen je sturen

Verminder het aantal (junk)mails dat binnenkomt

1. Neem een goede spamfilter. Het lijkt een open deur, maar zorg ervoor dat je een mailprogramma hebt met een goede ingebouwde filter (Gmail of Thunderbird bijvoorbeeld) óf zorg dat je een goede spamfilter installeert. Gmail bewaart spammails dertig dagen en gooit de mails dan direct weg. Zorg ervoor dat je wekelijks de spammap even doorkijkt om te zorgen dat er geen mails in terecht gekomen zijn die er niet thuis horen.

 

2. Schrijf je uit van alle nieuwsbrieven die je toch niet leest. Voordat je het weet ben je geabonneerd op allerlei nieuwsbrieven over dingen die je ooit eens interessant vond en blijk je nieuwsbrieven te ontvangen nadat je iets hebt gekocht of bent lid geworden van een groep. Ik was altijd behoorlijk gemakzuchtig en gooide de nieuwsbrieven gewoon weg. Maar ze blijven komen en – zoals ik al eerder zei – alle tijd en aandacht die je zelfs aan het deleten van deze nieuwsbrieven besteed kan je niet aan waardevollere zaken besteden. Schrijf je uit dus! In principe zou in iedere nieuwsbrief een directe link naar een uitschrijfmogelijkheid moeten staan. Vaak staan ze onderaan de nieuwsbrief, klik op de link en volg de instructies. Het uitschrijven van een nieuwsbrief kost je slechts maximaal 1 minuut: doe het direct als de nieuwsbrief binnenkomt en gooi de nieuwsbrief vervolgens weg. Het spreekt natuurlijk voor zich dat je in het vervolg ervoor zorgt dat je geen nieuwsbrief meer ontvangt als je ergens lid van wordt of iets hebt gekocht. Bij het inschrijven of afrekenen kun je vaak de instelling zo wijzigen dat je in de toekomst geen ongevraagde mail of nieuwsbrieven zult ontvange

 

3. Zet alle notificaties uit. Als je een profiel op Hyves, Twitter, FaceBook, LinkedIn of op een van de tientallen andere sociale netwerken hebt aangemaakt, dan is de kans groot dat je veel, heel veel notificaties krijgt. Iemand wil je vriend worden op hyves of heeft je daar een krabbel gestuurd, iemand heeft iets onbedaarlijk grappigs op je FaceBook wall geschreven, er is een nieuwe, hele interessante discussie op LinkedIn. Dergelijke notificaties vormen niet alleen een grote verleiding om het werk voor korte of langere tijd te onderbreken om ‘even’ iets anders te gaan doen, ze zorgen er ook voor dat je inbox verstopt raakt. En eigenlijk zorgen ze er ook voor dat je hoofd verstopt raakt: want in je onderbewuste blijf je vaak denken aan de acties die in dergelijke berichten verborgen liggen: even kijken wat er getweet is, even lezen hoe het met die-en-die gaat, even snel nog wat verbouwen op Farmville of snel een krabbel terugsturen.

    

   Op de website van ieder sociaal netwerk kan je instellen of je dergelijke notificaties wilt ontvangen. Gebruik vandaag tien minuten van je tijd om deze tijdverslindende en onderbrekende mails uit te zetten. Kun je het niet over je hart verkrijgen om dergelijke notificaties uit te zetten: zorg er dan voor dat ze in ieder geval niet meer in je inbox verschijnen. Maak een filter aan en leid ze direct naar een mapje dat je kunt bekijken wanneer het wel uitkomt.

 

4. Maak filters voor bepaalde, onbelangrijke mails. Ik ben koningin van de filters in mijn mailprogramma en ook voor leuke, grappige, maar niet zo relevante mails heb ik een filter aangemaakt. Je kent ze wel: die ene vriend die altijd een grappige lolcat doorstuurt, die vage kennis die met de beste intentie motiverende powerpoints naar je opstuurt. Ik vang ze af en leid ze direct om naar het mapje ‘binnenkort lezen’. Als ik daadwerkelijk een keer tijd heb, lees ik de mails in dat mapje door. Ik heb trouwens drie van dergelijke mapjes ’snel doorlezen’, binnenkort doorlezen’ en ‘misschien doorlezen’.

De beste manier om je mail netjes op orde te houden is het labelen (stickeren) van iedere mail die binnenkomt. Op die manier is ieder mailbericht netjes geordend. Een ander belangrijk voordeel van labelen boven het verzamelen van mailberichten in een map (folder) is dat je meerdere labels aan 1 mail kunt hangen. Zo kan een mail zowel het label #projectA als #presentatie hebben.

In Gmail staan alle labels netjes op een rijtje aan de linkerkant. Een van mijn laatste klanten – voor wie ik de ‘lege inbox strategie’ heb ingevoerd – had zoveel labels aangemaakt dat er tientallen labels in de linkerbalk stonden. Echt overzichtelijk werd het daar ook niet van. Gelukkig is er een manier om ook labels op een hierarchische manier te ordenen via een applicatie ‘Nested labels’. Zo kan je binnen het label #Persoonlijk de onderliggende labels #Vakantie #Famillie en #Vrienden hebben. In je linkerbalk verschijnt nu alleen het label #Persoonlijk dat je vervolgens kunt open klappen om daaronder de labels #Vakantie, #Familie en #Vrienden zichtbaar te maken.

Om deze ‘Nested labels’ te gebruiken moet je deze eerst in Google labs activeren. Klik rechtsboven op Settings en ga naar de tab Labs. Scroll omlaag naar de ‘Nested Lablels’ applicatie en klik op ‘Enable’. Vergeet niet op ‘Save changes’ te klikken. Ga vervolgens naar de tab ‘Labels’ (nog steeds in Settings) en hernoem de labels die je graag onder een ander label wilt laten verschijnen. Gebruik een slash forward (/) om de hierarchie aan te geven. Zo zou je als je de labels #Vakantie #Famillie en #Vrienden onder het label #Persoonlijk wilt, deze eerste drie labels moeten hernoemen in Persoonlijk/Vakantie, Persoonlijk/Familie en Persoonlijk/Vrienden. En voilà: het overzicht van je labels is weer een beetje overzichtelijker geworden.

Heb je vragen over het organiseren van je Gmail met behulp van labels, laat dan een berichtje achter in de reacties.

Gisteren en vandaag ben ik bezig geweest om voor een Ierse klant zijn Gmail email-inbox op orde te brengen. Of eigenlijk zijn hele email-afhandeling. Maar om orde op zaken te krijgen moest ik eerst orde scheppen in de 4.200 mails in zijn inbox en de 80 (!) labels die hij had aangemaakt. Ik heb hem voorgesteld om de volgende uitgangspunten als basis te nemen voor zijn toekomstige mailafhandeling.

1. In de inbox zit alleen nieuwe mail en mailcorrespondenties waar hij heel direct mee bezig is (en niet honderden gelezen mails die wachten op antwoord of latere actie)
2. Alle mail krijgt een label wanneer het gelezen wordt (zoveel mogelijk mail wordt automatisch gelabeled met behulp van filters)
3. Waar mogelijk en noodzakelijk wordt mail beantwoord aan de hand van tekst in standaard mailtemplates

De hele dag een volle deurmat
Een inbox met mail is als een berg folders, brieven , post-its, notitieblaadjes, kranten en tijdschriften op je deurmat wanneer de postbode is geweest. Alleen komt deze postbode iedere vijf minuten langs! Als je dan de hele dag, weken- of maandenlang die post wel doorleest maar vervolgens op je bureau laat liggen dan wordt het een zooitje. Maar bij de meeste mensen die ik ken, ziet hun inbox er zo uit: als een stapel gelezen mails die door elkaar op hun bureau ligt. Al snel ben je het overzicht kwijt en ben je veel tijd kwijt aan het vinden van dat mailtje met informatie, een actie of een afspraak waar je naar op zoek bent. Tijd voor een opgeruimde bureau: een gestructureerd en opgeruimd bureau waarop je makkelijk alle mails kunt terugvinden.

Inbox, archiveren en verwijderen
In Gmail heb je voldoende opslagruimte om nooit een mail te hoeven verwijderen: in je nieuwe mailafhandeling verwijder je dus nooit een mail (nou ja, alleen spammails worden automatisch na dertig dagen verwijderd.) Gmail maakt onderscheid tussen de inbox (de post die op je bureau ligt), gearchiveerde mails (de mails die je als het ware in een la hebt gestopt) en verwijderde mails (die in de prullenbak liggen). Het is belangrijk om je te beseffen dat het archiveren van een mail alleen betekent dat je de mail van je bureau afhaalt en in de juiste la stopt: het betekent niet dat je een mail verwijdert om er nooit meer naar om te kijken. Als je het systeem onder de knie hebt dan kun je direct bij binnenkomst van een mail het juiste label meegeven, de mail in een la stoppen om er vervolgens op het juiste moment mee aan de slag te gaan. Nu in deze eerste fase is het het handigst om deze mails met het juiste label nog wel in het zicht op een mooi stapeltje op je bureau te laten liggen.

Ordenen met labels in Gmail
Je kunt in Gmail je mail handig ordenen met labels. Het voordeel van een label boven een map is dat je meerdere labels op een mail kunt plakken, terwijl je een mail maar in één map kunt stoppen. Beschouw een label gewoon als een sticker die je op de mail plakt: het labelen van een mail is als post met naamstickers op verschillende stapeltjes op je bureau leggen. Begin dus met het labelen van al je mail die binnenkomt. Maak hierbij gebruik van in ieder geval vier labels, al zul je zien dat je er wel iets meer nodig hebt. Je gebruikt in ieder geval twee ‘actielabels’: ~followup en ~afhandelen en in ieder geval twee ‘archieflabels’ : ‘persoonlijk’ en bijvoorbeeld de naam van een project of een klant. Het is het handigst als je in deze laatste categorie meerdere labels aanmaakt: bijvoorbeeld per project of per klant.

Als een mail binnenkomt, doe je in ieder geval het volgende:

1. Als het een spambericht is, klik je op ‘Report spam’ zodat de email in je spambox verdwijnt.
2. Als het een persoonlijke email is, geef je de mail het label ‘persoonlijk’ en archiveer je de mail. Persoonlijke mails beantwoord je maar in je lunchpauze of na werktijd!!
3. Als je een actie kunt uitvoeren die minder dan twee minuten in beslag neemt, voer je de actie meteen uit. Dit zijn bijvoorbeeld mails die je alleen hoeft te beantwoorden met ja of nee om een afspraak te bevestigen of een kort antwoord op een vraag te geven. Ook de mails met acties voor anderen (collega’s, vrienden etc) stuur je direct door. Vervolgens label je de mail met het juiste ‘archieflabel’ en archiveer je de mail.
4. Als er een ‘dringende’ actie ondernomen moet worden (en dringend is hierbij gedefinieerd als  een actie die vandaag of morgen uitgevoerd moet worden) dan krijgt de mail het label ~followup. Archiveer deze mail  niet. (Later wanneer je het systeem beter onder de knie hebt, dan kun je deze mails wel archiveren, maar voorlopig houden we ze zichtbaar op de deurmat.
5. Als er een actie ondernomen moet worden die niet heel dringend is, krijgt de mail een label ~afhandelen. Denk hierbij aan mails met als LinkedIn- of FaceBook verzoeken, berichten met documenten die opgeslagen moeten worden, interessante artikelen die je later wilt lezen etc. Na het juiste label op de mail geplakt te hebben kun je de mail archiveren.
6. Overige mails met acties voor projecten waar je nu mee aan het werk bent, geef je het juiste archieflabel en archiveer je nog niet.

Je hebt nu het volgende al bereikt: je hebt geen spamberichten in je inbox (stap 1), je persoonlijke mail is gearchiveerd (=verwijderd uit je inbox) voor latere afhandeling (stap 2), de mails met snelle acties (korter dan twee minuten) heb je afgehandeld (stap 3), dringende acties zijn zichtbaar als een stapeltjes mails met het label ~followup (stap 4), acties die wel moeten gebeuren maar die gerust op een later tijdstip uitgevoerd kunnen worden zijn opgeborgen in de la ~afhandelen (stap 5) en je overige acties (mails van lopende projecten) liggen in overzichtelijke stapeltjes met het juiste label op je bureau (stap 6). Gefeliciteerd! Je hebt in ieder geval al meer overzicht en je kunt nu echt aan het werk.

In de volgende artikels in deze reeks zal ik laten zien hoe je overzichtelijke mappen krijgt in Gmail, hoe je binnenkomende mail automatisch labelt en in een la opbergt en ook hoe je effectief je mail kunt afhandelen.

Volgens de vaak ondoorzichtige FaceBook regels moet je altijd een persoonlijk gebruikersprofiel hebben om een FanPage te maken. Op zich wel logisch omdat achter ieder bedrijf natuurlijk een of meerdere mensen zitten. Welk (gebruikersprofiel) persoon er achter een FanPage (bedrijf) zit is voor een fan van de FanPage trouwens niet zichtbaar. Het is ook logisch  – maar niet altijd handig – dat wanneer je als beheerder van een FanPage op je eigen FanPage content plaatst -  bijvoorbeeld een status update post, een foto of video plaatst of een discussie start -  je dit doet als bedrijf, en niet als persoon. Tot zover alles goed Wanneer je nu echter op de FanPage van een ander bedrijf een post op hun wall wilt schrijven (als bedrijf!), een reactie wilt schrijven bij een foto of mee wilt doen aan een discussie dan verschijnt echter opeens je persoonlijke profiel bij dit bericht. Da’s niet handig.

Om toch als bedrijf een bericht te kunnen plaatsen op de wall van andermans FanPage heb ik een work around gevonden. Ik zal morgen een kort videobericht hierover plaatsen: nu moet je het even doen met deze tekstuele uitleg:

1. 1. Log in met het gebruikersprofiel van je pagina
2. 2. Ga naar je eigen FanPage (die noemen we even “Mijn FanPage”) en daarna naar de FanPage waar je iets wilt plaatsen (voor het gemak noemen we die “Fanpage ABC”)
3. 3. Om een bericht te kunnen plaatsen als bedrijf moet je eerst een fan worden van de FanPage ABC: klik op Like (en helaas, je zult zien dat je persoonlijke profiel nu een fan is geworden, niet je Fanpage)
4. 4. Ga terug naar je eigen wall op Mijn FanPage (en dus niet op je persoonlijke profiel!)
5. 5. Ga in de publisher staan – het vak waarin je een nieuwe statusupdate kunt maken.
6. 6. Typ in@FanPage ABC (de precieze naam van het andere bedrijf): je zult zien dat het apenstaartje verdwijnt en de naam van het bedrijf nu een link is geworden. FaceBook maakt het wel makkelijk door – wanneer de Fanpage ABC intypt – de verschillende mogelijkheden getoond worden. Je kunt dan de juiste naam van Fanpage ABC aanklikken wanneer het in beeld verschijnt.
7. 7. Maak je wall post af door het volledige bericht in te typen, bijvoorbeeld: “Interessante discussie op Fanpage ABC (=de link die je in de vorige stap maakte) over social networking & dieren”
8. 8. Klik op ‘Share’

In het bericht dat in je wall post is verschenen kun je nu op de Fanpage ABC link klikken om te checken of alles goed is gegaan. Je zult zien dat het bericht op hun wall is verschenen én dat het ondertekend is door jouw bedrijfsprofiel en niet door je persoonlijke profiel. Mission acomplished! Dit is volgens mij de enige manier op dit moment om als bedrijf op de FaceBook wall van een ander bedrijf te posten. Het zou trouwens heel wat handiger zijn als je als gebruiker kon kiezen of je iets als persoon of als bedrijf post op een FanPage.

Als ik een pasklaar antwoord had op de vraag hoe je een perfecte FaceBook fanpage kunt maken, zou ik hem hier beschrijven! Het hangt natuurlijk af van wat je zelf met je zakelijke faceBook pagina wilt: wil je de fanpage het middelpunt maken van je social media communicatie omdat veel van je doelgroep op facebook zit? Of wil je er af en toe met je doelgroep in dialoog gaanen discussies houden? Of is het een showcase van je werk en zal het meer een statisch karakter hebben? Ik ben bezig om voor drie klanten een Facebook FanPage op te zetten en een van de vragen die ik natuurlijk kreeg is of de pagina’s een eigen look en feel kunnen krijgen. Want zeg nou zelf, de meeste FB fanpages zien er, net als de persoonlijke profielen, toch uit als dertien in een dozijn. En natuurlijk is jouw bedrijf het waard om op te vallen binnen al deze standaard pagina’s. FB laat je niet veel ruimte voor een eigen look & feel, maar de volgende tips wil ik je alvast meegeven.

(1) Gebruik ik nou een FaceBook-profiel of een FaceBook Fanpage? Zoals Facebook zelf aangeeft: een profiel is voor een individu, een Fanpage is voor een bedrijf, organisatie of groep. Daar komt nog bij dat een profiel maximaal 5.000 vrienden kan hebben. Een Fanpage kan een ongelimiteerd aantal fans hebben. Think big!

(2) Gebruik de volledige profielruimte voor een logo aan de linkerkant. Wist je dat het logo dat in de linkernavigatiebalk staat, een afmeting van 200px breed en 600 pixels hoog mag zijn? Gebruik die ruimte om de pagina zoveel mogelijk een eigen gezicht te geven. Op de FB-pagina van consultcatalyst kun je zien wat ik voor hen heb gemaakt. Een logo die de volle breedte maar vooral de volle hoogte gebruikt, geeft de wall-pagina al veel meer een eigen stijl.

(3) Zorg voor een herkenbare thumbnail van je logo (profielfoto): De profielfoto wordt in verkleinde vorm als een thumbnail bij iedere post op je wall getoond. Er wordt een uitsnede van 200×200 van je profielfoto gemaakt die als een 65×65 kleine thumbnail wordt gebruikt. Als je klikt op ‘edit your profile picture’ (in de linkerbovenhoek van je profielfoto) en dan kiest voor ‘edit thumbnail’ dan kun je bepalen welke uitsnede precies van je foto wordt gemaakt. (Het blijkt trouwens dat de randen van de thumbnail wel vervagen wanneer de uitsnede wordt gemaakt. De veilge ruimte voor typografie is 176×176 px: op deze manier blijft een merknaam goed leesbaar)

(4) Maak een nieuwe tab op je Fanpage met de Static FBML-applicatie. Hiermee kun je een nieuwe tab op je FB-pagina maken en deze bijvoorbeeld ‘Welkom!’ noemen. Deze pagina kan je vullen met FBML (FaceBook Markup language) of html. Hier mee krijg je veel meer controle over hoe die pagina eruit ziet, maar vooral ook wat je op deze pagina kunt doen. Zo kan je hier direct linken naar je bijvoorbeeld je website, je twitter-profiel of een betere beschrijving geven van je werkzaamheden en voorbeelden van je werk tonen. De breedte van een pagina tab is nu nog 760px breed, maar Facebook heeft aangegeven dat volgende maand in juli 2010 de breedte wordt versmald naar 520px. je hebt dus nu de keuze om nog een ontwerp voor deze pagina te maken van 760 px breed, maar houdt er rekening mee dat het zeer binnenkort aangepast moet worden. FB heeft aangegeven dat er twee weken voor de wijziging een waarschuwing wordt verstuurd aan Fanpage eigenaars.

(5) Maak een nieuwe landingspagina waarop fans binnenkomen. Standaard is de landingspagina voor een Facebook fanpage de wall-tab. Stel bijvoorbeeld de nieuwe tab die je met Static FBML hebt gemaakt, in als landingspagina van je Fanpage: zo komen je bezoekers op een FB pagina met een eigen stijl en kunnen ze beter zien wat jouw bedrijf doet.

(6) Claim je eigen vanity url: facebook.com/jouwbedrijf. Dit kan zodra je 25 fans hebt. Ga naar de pagina facebook.com/username (letter username, niet jouw gebruikersnaam) en vul in welke facebook url je wilt hebben. Denk er ook over na of je ook op je eigen domein een directe url naar facebook wilt hebben, bijvoorbeeld: http://www.jouwdomein.com/facebook. Die pagina kan ook als een herkenbare url gebruikt worden in je offline communicatie.

(7) Link andere sociale netwerken aan je Facebook fanpage. Je kunt eenvoudig content van andere social netwerken zoals twitter of je eigen blog ook op je fanpage laten verschijnen. Ik zelf maak altijd gebruik van de selective tweets applicatie om tweets op de wall van de Facebook fanpage te laten zien. Voordeel met deze applicatie is dat niet alle verzonden tweets worden getoond, maar alleen de tweets met de #fb hashtag. Zo voorkom je overkill en zorg je ervoor dat alleen relevante tweets op de facebook pagina verschijnen.

(8) Bekijk je statistieken: iedere fanpage beheerder kan ook de FaceBook Insights bekijken. De samenvatting van deze statistieken staan (alleen zichtbaar voor de beheerder) op de wall-pagina. Hier zie je in een opslag hoeveel fans, reacties of posts er op je fanpage zijn. Klik je op het kleine overzicht dan kom je op een uitgebreider Insights pagina waarin je grafieken van de laatste weken kunt zien.

(9) Vertel ook over Facebook in je online en offline communicatie: vergeet niet ook op je website, maar ook  in offline communicatie bezoekers, vrienden en klanten over je Facebook fanpage te vertellen. Geef je cursussen? Vraag of je cursisten een review willen schrijven over de gevolgde cursus. Verkoop je een product? Misschien hebben kopers zelf video’s erover gemaakt. Plaats deze op je fanpage. Twitter een vraag en vraag volgers om mee te discussiëren op je fanpage.

(10) Waar schrijf ik over? Je fanpage is opgezet, je hebt een mooi logo, je twitter is gelinkt en nu? Beschouw je fanpage als de plek bij het koffiezetautomaat of de water cooler voor een wat internationaler publiek. Start een prikkelende discussie, vertel wat je an het doen bent, nodig mensen uit om mee te praten. Maar zorg ervoor dat je nooit in je eentje bij dat koffiezetautomaat tegen jou alleen staat te praten! En voer niet altijd zelf het hoogste woord. Laat jouw fans, klanten, cursisten zelf aan het woord. Laat je met elkaar praten over jou. Maar ook over alles wat hen bezighoudt. Je fans zijn bij jouw koffiezetapparaat omdat ze iets gemeen hebben, ze houden van jou en je bedrijf. Dat betekent echter niet dat ze het alleen over jou hebben. En dat is prima! Laat ze hun mok koffie of glas water drinken en genieten.

Leuke, informatieve video van Daniel Floyd (met Alexandra Leigh van Gamasutra) over vrouwen en games

Toen ik in de zesde klas zat op de basisschool won ik met ons vrouwenvoetbalteam met grote trots de scholenvoetbalcompetitie in Apeldoorn. De volgende dag las ik met ongeloof het artikel in de Apeldoornse Courant over dit toernooi. Het artikel van een halve pagina lang beschreef alleen de jongens, slechts vier regels waren gewijd aan het meisjestoernooi. Ik was zo kwaad en verontwaardigd dat ik direct een ingeschreven brief naar de krant stuurde. Het uitgeknipte stukje krant met mijn reactie hangt al die (tientallen jaren later!) nog steeds op mijn prikbord.

In die tijd noemde ik mezelf een overtuigd feminist, een label dat ik nu minder snel zou gebruiken. Maar als verwoed gamer (ja, een vrouwelijke gamer dus) kom ik vaak zoveel nonsens tegen over vrouwen in games en vrouwen die gamen tegen, dat ik me soms nog net zo opwind als toen ik als 12-jarige dat artikel in de krant las. “Voetballen is voor jongens” was de achterliggende gedachte toen. “Gamen is voor mannen (en jongens)” is de heersende mening nu nog steeds. En als vrouwen van gamen houden dan spelen ze iets ongevaarlijks als Braintraining of  The Sims. Toch? Geen game maar een spelletje.

Want ja zoals de reageerder ‘Sven’ zegt bij dit ondermaatse artikel ‘Wat vrouwen willen‘ op bashers.nl “Strekking van het verhaal: De meeste vrouwen houden gewoon niet van gamen. Net zoals de meeste mannen niet van klessebessen houden, uitzonderingen daar gelaten.” Nou Sven, wake-up call. Heel veel vrouwen en meisjes houden van gamen, en dan geen pony’s verzorgen of nintendogs, maar gewoon World of Warcraft of Call of Duty.  En niet omdat we ‘weird and ugly’ zijn, maar gewoon omdat we het leuk vinden. Net zoals jullie, mannen.

Heel wat uren in de week speel ik WoW als een resto shaman die hard core raid, en ze zijn er best, die vrouwen. Maar nog niet genoeg. Het feit dat minder vrouwen WoW spelen wil nog niet zeggen dat ze het niet leuk zouden vinden. Want het allereerste probleem met bepaalde (online multiplayer) games en MMORPGs is dat het in theorie prima platformen zijn voor vrouwen, maar dat ze zo gebouwd en bevolkt zijn, dat je eerst door een opzichtige laag van hardschreeuwende, zich onbetamelijk gedragende jonge mannen moet heen kijken. Maar daaronder zit een prima wereld ook voor vrouwen, met hechte communities (‘guilds’), samenwerking (‘raids’), uitdagingen (‘quests’ en ‘leveling’). Alles wat vrouwen ook leuk vinden zit in een MMORPG als WoW.

Maar wat erger ik me aan de ‘tier gear’ voor vrouwelijke avatar (ja, want in WoW kan je in ieder geval gewoon een vrouwelijk alliance of horde karakter spelen) waarvan de bovenstukken eruit zien als braziliaanse mini bikini’s. Of wanneer een 16-jarige jongen het nodig vindt om zijn eigen onvermogen af te reageren op andere spelers met ongelofelijk felle scheldwoorden. Of de fixatie met [anal] in trade chat. Maar wat geniet ik dan van de gesprekken met andere spelers in ons guild, met het bereiken van een nieuwe mijlpaal als we als team tijdens een raid weer nieuwe ‘bosses’ verslaan.

Er kan (en moet) dus een heleboel aan games veranderen voordat ook vrouwen zich er meer thuisvoelen. Maar vooral aan de overheersende mannelijke cultuur en mening moet het nodige gedaan worden. Want met opmerkingen als van reageerder Sven bij het bashers artikel “En is dat erg? Nee. Zou er eigenlijk niet aan moeten denken dat ik mijn vriendin achter de computer weg zou moeten slaan.” gaan we die veranderingen nooit krijgen. Want Sven en Rogier Kahlmann (auteur van  het artikel) het is helemaal niet zo moeilijk wat vrouwen willen. Wij willen gewoon ook games spelen zonder dat we alleen als een accessoire met grote tieten in kleine bikini’s worden gezien. En in bijvoorbeeld in een team ons gameplay verbeteren en nieuwe uitdagingen aan gaan zonder al teveel onvolwassen gescheld. En de Lich King verslaan natuurlijk!

Het zou logischer zijn om nu, na mijn eerste post over virtuele asistenten (VA’s), eerst meer te vertellen over hoe  je als VA goed vaststelt en uitdraagt welke service jij precies aanbiedt aan opdrachtgevers. Wat doe je wel en wat doe je niet? Maar nu ik hard aan het werk ben, heb ik vooral ondervonden hoe belangrijk de communicatie is met een opdrachtgever. Hoe kan hij duidelijk maken wat hij precies gedaan wil hebben? Wat wil hij zelf doen en wat verwacht hij van jou? In deze gesprekken moet de VA ook duidelijk laten weten wat zij wel kan en wil doen. maar wat ook niet.

Ik ben zelf erg duidelijk en praktisch, dat is een handige eigenschap bij een werkrelatie tussen de opdrachtgever en de VA. Je zit immers fysiek niet bij elkaar.  Ik vind het dan ook belangrijk om zelf de touwtjes in handen te hebben en pro-actief aan de slag te gaan. Ik vind het *mijn* taak om helder te krijgen wat de opdrachtgever precies wil, wat hij van mij verwacht en wat hij voor ogen heeft. Dat betekent voor mij vaak vragen, doorvragen en nog veel meer vragen. Deze vragen komen niet voor uit een onzekerheid, dat ik niet begrijp wat hij bedoelt.

De vragen hebben als doel om aan een opdrachtgever te laten zien wat de mogelijkheden zijn: wat kan ik precies voor hem doen. Neem als voorbeeld bijvoorbeeld dat een opdrachtgever aan mij vroeg om voor hem zijn blog nieuw leven in te blazen door ervoor te zorgen dat er regelmatig blogpost verschijnen op het blog dat nog maar weinig in gebruik was. Prima! Ik hou van bloggen en vind het een prima middel om de kennis en expertise die de opdrachtgever heeft, zichtbaar te maken. Ik vuurde een paar vragen op hem af: wil hij dat ik de posts zelf schrijf of levert hij tekst aan? Wil hij dat ik hem een lijstje geef met interessante onderwerpen en info? Zal ik (betere/andere) categorieën in zijn blog aanmaken? En een rss-feed? Waarom zorgt hij er niet voor dat de posts ook op de homepage van zijn website getoond worden? En vergeet hij niet over de post te twitteren?

De manier waarop ik als VA werkt, houdt ook in dat ik niet klakkeloos doe wat hij ‘vraagt’ zo lang die vraag niet duidelijk is. Ik zie mijn taak ook breder: door de vraag zoals die eerst gesteld werd te (laten) verduidelijken, krijgen wij allebei hetzelfde beeld van de opdracht die er ligt. Zo zal het eindresultaat veel beter aansluiten bij wat de opdrachtgever vaak onbewust  in zijn hoofd heeft.

Tips voor een goede communicatie:

* vraag zoveel mogelijk door zodat jullie allebei heel duidelijk hebben wat de opdrachtgever precies bedoelt
* zorg ervoor dat jullie allebei hetzelfde beeld van het eindresultaat hebben
* dwing de opdrachtgever om goed over zijn vraag na te denken
* beschrijf de opdracht in een paar actiepunten met tijdstip
* bevestig de opdracht en acties in een mail
* houd je opdrachtgever op de hoogte: stuur regelmatig een update bij een grote klus
* bouw tussentijds een paar momenten in om te checken of je nog op de goede weg bent
* laat vanzelfsprekend via de mail of telefoon weten wanneer de klus is afgerond

Bij mijn zoektocht naar een avatar als illustratie van mijn digitale alterego kwam ik gisteren op de site van meez.com. Ik kende deze virtuele omgeving nog helemaal niet. Ik raakte geïntrigeerd door de mogelijkheden om een avatar aan te maken. Veel van de kleding, accessoires en haarstijlen waren gratis. Maar de meeste speullen zijn, zoals meestal in virtuele omgevingen, te koop voor virtueel geld. Coinz in het geval van Meez. Deze coinz kun je natuurlijk met je creditkaart en PayPal, maar ook met je mobiel kopen. Opvallend was dat ik bij de gratis spullen heel veel branded content kon kiezen: een LG telefoon, Levi’s jeans of een  Panasonic headset.

Nieuwsgierig geworden keek ik een beetje rond: want wat *kan* je nu eigenlijk met je zorgvuldig gestylde avatar? Eigenlijk lijkt meez.com een kruising tussen Second Life (de avatars zijn gedetailleerd en verzorgd) en Habbo hotel (Meez Nation is opgedeeld in overzichtelijke buurten en iedere meez kan een eigen kamer – roomz- aanmaken).  En ook als je met andere meez wilt praten kan zie je jouw chat in een kleine ‘bubble’ boven je hoofd. De hoeveelheid reclame was echter overweldigend. En als je je bedenkt dat meez gericht is op tieners van ongeveer 12-16 jaar, dan wordt er heel wat reclame op hun afgevuurd. Voordat je een Hoodz – buurt – binnen kan moet je eerst naar een advertentie kijken. Vreemd genoeg kreeg ik twee keer een reclame voor het afsluiten van een pensioenverzekering! Lijkt me niet helemaal gericht op de juiste doelgroep. Of zouden ze weten dat ik geen 13-jarige tiener meer ben?

Waarschijnlijk dankzij boeken als ‘The world is flat‘ (Thomas L. Friedman) en ‘The four hour work week‘ (Tim Ferris) hebben steeds meer mensen in ieder geval gehoord van virtuele assistenten. Handige co-workers die, waar dan ook ter wereld, de klussen opknappen waar jij geen tijd voor hebt. Klussen dus die effectiever ergens anders dan binnen jouw bedrijf uitgevoerd kunnen worden. Friedman zegt hierover:

“Rule 6: The best companies outsource to win, not to shrink. They outsource to innovate faster and more cheaply in order to grow larger, gain market share, and hire more and different specialists – not to save money by firing more people. “

In het beste geval betekent het inhuren van een een virtuele assistent (va) dat jij je bezig kunt houden met waar je het beste in bent. En dat al die activiteiten die wel moeten gebeuren maar zoveel tijd vreten, door iemand anders die daar weer goed in is worden uitgevoerd. In het slechtste geval betekent het dat je denkt dat je voor minder dan $1 per uur kwaliteit inkoopt, je de belangrijke klussen op het bord legt van iemand in Zuid-Oost Azië van wie je wonderen verwacht.

Het inhuren van een virtuele assistent is niet alleen voorbehouden aan multinationals en andere grote bedrijven. Juist voor kleine bedrijven een zzp’ers kan het goede kansen bieden. Want juist in deze kleinere werkomgevingen zijn niet altijd andere collega’s voor handen die bepaalde klussen kunnne uitvoeren.  Als zzp’er ben je toch al een duizendpoot die een beetje moet afweten van public relations, marketing, communicatie, administratie. En daarnaast moet je ook nog eens “je ding doen”. Vaak zorgen al deze activiteiten eromheen, dat je veel te weinig tijd overhoudt voor “het echte werk”.

Sinds ik niet meer vier dagen per week in Den Haag werk voor een project bij het ministerie van Algemene Zaken, ben ik in de wondere wereld gedoken van de virtuele assistenten. Allereerst omdat ik heel benieuwd ben naar de activiteiten die in deze platte wereld worden uitgevoerd door va’s op een andere locatie. Maar ook wil ik graag weten op welke manier en waarvoor virtuele assistenten het beste ingezet kunnen worden. Wat werkt wel en wat helemaal niet? Ik besloot ook als virtuele assistent aan de slag te gaan. Als zzp’er kun je jezelf makkelijk iedere naam geven die je wilt. CEO, managing director of creatief directeur: waarom zou virtueel assistent niet ook kunnen. Of is het niet zo eenvoudig?  Op mijn blog houd ik bij wat ik in mijn zoektocht als virtuele assistent allemaal tegenkom. Hoe vinden opdrachtgevers die werk willen geo-sourcen jou? Wat moeten zij vooral kunnen en willen, maar wat ook niet? En als virtueel assistent, wat zijn jouw sterke en zwakke kanten? Je valkuilen. En hoe zorg je ervoor dat jouw opdrachtgever ook krijgt wat hij hebben wil? En wat heb je allemaal nodig om aan de slag te kunnen gaan als virtual assistent?